تعد هذه الخطوة الأولى في أي برنامج تطوير إداري؛ إذ يجب على المنظمة تحديد أهدافها الاستراتيجية قصيرة المدى وطويلة المدى، وفهم احتياجاتها الحالية والمستقبلية من حيث المهارات والكفاءات.
أدرك آنذاك أن التطوير الإداري يمثل ثروة حقيقية تساهم في تحقيق قفزات نوعية في مجال إدارة الأعمال؛ فالمدير الفعّال هو ذاك الذي يمتلك مجموعة من المهارات الإشرافية والإدارية التي تمكنه من أداء مهامه بسلاسة وكفاءة، ومن أهم هذه المهارات اللازمة لتطوير الأداء:
يعد فهم المنظمة أمرًا أساسيًا لأنه يساعد على تحديد نقاط القوة والضعف بحيث يمكن تحديد الأهداف بشكل صحيح.
– تحديد المديرين التنفيذيين القادرين على التطوير والتدريب على المناصب العليا.
الانتظار لمدة طويلة حتى يتم إنجازها بسبب عدم التوزيع العادل لقوة العمل.
· الحاجة إلى مدربين على مستوى عال من الكفاءة وهذه الفئة قد تكون قليلة في الدول العربية.
لا تخلو أي منظمة من التحديات والمشكلات التي تواجهها في عملها؛ ولذلك، فإن مهارة حل المشكلات تعد من أهم المهارات التي يجب أن يتمتع بها أي مدير ناجح، وتتمثل هذه المهارة في:
لكن عند القيام بصناعة إجراءات العمل على ذلك النحو تطرأ العديد من المشكلات من أهمها:
إن الاهتمام بتطوير الجانب المالي هو الخطوة الضرورية لتحقيق كفاءة الإدارة ، لأنه لابد أن تتسع الجوانب المالية حتى تتمكن الإدارة من إدخال التطوير المطلوب واستمراره ، نور الإمارات بمعنى انه إذا توفر نظام صالح ومتطور للميزانية ونظم فعالة للمراجعة فان ذلك يؤثر ايجابيا على أساليب التطوير الإداري. ومن هذه الأنظمة: موازنة الأداء والبرامج.
· كثرة أعمال كبار الموظفين نتيجة للمركزية الشديدة في الكثير من الأجهزة الحكومية.
إنَّ أكثر ما يسبب إضاعة الوقت والجهد هو التباعد بين مكاتب الموظفين المسؤولين عن تقديم الخدمة، فقد توجد المكاتب في أماكن أو أبنية مختلفة؛ لذا فإنَّ تبسيط الإجراءات يتضمن التخلص من مشكلة تبعثر مكاتب الموظفين بحيث تصبح موجودة في مكان واحد، كما يجب إعادة ترتيبها بشكل متسلسل يسهل على المواطنين التنقل بينها، أما بالنسبة إلى الموظفين فيجب أن توضع مكاتبهم بحيث ينظرون في جهة واحدة وأن تكون مكاتب المديرين خلف الموظفين وليس بمعزل عنهم، ولا ننسى وجود مساحات كافية لسهولة تنقُّلهم.
ومنها ما ذكره الصيرفي بأنه " التحسين المستمر في أداء الإدارة من خلال إتباع الأساليب العلمية في العمل ، وعلاج المشكلات التي تظهر ، ودعم القدرات الإدارية".
نظرًا لأهمية تطوير العمل الإداري، ومساهمته في تحقيق أهداف المؤسسة وخلق فرص أفضل، تتوافر أساليب تساعد على تطويره، ومن بينها ما يلي:
يرى بعض المهتمين بالتطوير الإداري أمثال "رامش ارورا" أن هناك نور الامارات عدة مقومات تساعد على تحديد اتجاه و أسلوب ودرجة التطوير تتمثل في العوامل التالية ، منها: